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学名企沟通技巧 消除管理障碍    

学名企沟通技巧 消除管理障碍

  对管理者来说,与员工进行沟通是至关重要的。因为管理者要做出决策就必须从下属那里得到相关的信息,而信息只能通过与下属之间的沟通才能获得;同时,决策要得到实施,又要与员工进行沟通。再好的想法,再有创见的建议,再完善的计划,离开了与员工的沟通都是无法实现的空中楼阁。

  沟通的目的在于传递信息。如果信息没有被传递到所在单位的每一位员工,或者员工没有正确地理解管理者的意图,沟通就出现了障碍。那么,管理者如何才能与员工进行有效的沟通呢?

  看名企如何和员工沟通:

  泰华土地开发公司敦促下属养成及时“回报”的习惯

  关于“沟通”,泰华土地开发公司总裁余世维用了一个很平常的词语“回报”来表述。余世维所言回报是“回头报告”的意思,具体说就是,甲对乙有要求,乙要对甲有反馈。管理不是单行道,而是双向的。所以,甲对乙一旦有要求,乙对甲要不断地回报。这样可以让上司放心你在做什么,万一有差错,来得及修正。余世维之所以能够成功管理企业,恰恰因为他在20多岁时就养成了回报的习惯。任何人对他有要求,他马上就对人家有回报。如果下属还没有养成这个习惯,余世维就一天到晚盯着他,让他养成这个习惯。

  有一天,余世维问物料部的经理:“今天早上有没有事情向我回报。”对方愣了一下,余世维说:“昨天我交代你今早10点钟要向我回报的事情,你还记得吗?”“对不起。”“我不喜欢听"对不起",今后我的眼睛一看到你,你就要向我回报,这是公司的规定。”余世维认为,上面的人紧盯下面的人回报,一环扣一环,钩子才不会脱。

  总经理不必关心粽子里包的是什么馅,这是部门经理的事,但是要确保一根绳子拿起来,下面就得串着九个粽子。下属及时回报的习惯若没有养成,上司要随时紧盯,直到养成这个习惯为止。对自己的下属,余世维颇为满意。有一天早上,身在广州的余世维接到了三个电话,一个来自台湾,一个来自美国,一个来自上海。由此,他及时了解到了公司当天的全盘运作情况。

  三星首席执行官巡视基层,直接讨论

  三星电子CEO尹钟龙说:“我花了很多时间巡视公司在国内外的工作场所,从基层开始检查运营情况,听取面对面的报告,表扬他们取得的进展。这使我有机会随心所欲地与直接参与者讨论事务,从高级管理层到较低级别的职员我都能接触到。尽管许多人认为,数字技术的发展为打理全球企业业务提供了便利,但我仍认为没有任何革新能够取代通过直接讨论得到的信息真实。”

  英特尔一对一面谈,员工必须善于沟通

  英特尔采取开放的沟通模式,既有自上而下的,也有自下而上的。管理层通过网络,向全球员工介绍公司最新的业务发展,同时也会通过网上聊天,与员工进行互动的沟通,回答员工提出的各种问题。每个季度,公司都会定期出版员工简报,让员工及时了解公司最新情况。此外,公司还有一个“一对一面谈”制度,即公司与员工之间就工作期望与要求进行沟通。面谈通常通过员工会议的形式进行,要求员工来制定会议议程,由员工来决定会议议题。

  有记者同一位英特尔员工谈到如何在英特尔获得更好的个人发展时,这位员工深有感触地说:“关键还是要善于沟通,不要处处都要老板来找你谈工作,而是随时和同事、老板保持一个非常顺畅的沟通关系。”在英特尔的用人之道里面有一个很重要的原则:评价员工工作业绩是以结果为导向的,不管你过程做得怎么辛苦,付出多大,老板只看结果。也正是因为这样的原因,在新员工进入英特尔之初,得到最多的告诫就是不要去做远远超出自己能力的事情,必须善于沟通,融入团队。

  如何才能有效沟通?

  一、让员工对沟通行为及时做出反馈

  沟通的最大障碍在于员工误解或者对管理者的意图理解得不准确。为了减少这种问题的发生,管理者可以让员工对管理者的意图作出反馈。比如,当你向员工布置了一项任务之后,你可以接着向员工询问:“你明白了我的意思了吗?”同时要求员工把任务复述一遍。如果复述的内容与管理者的意图相一致,说明沟通是有效的;如果员工对管理者的意图的领会出现了差错,可以及时进行纠正。或者,你可以观察他们的眼睛和其它体态举动,了解他们是否正在接收你的信息。

  二、对不同的人使用不同的语言

  在同一个组织中,不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景,这就可能使他们对相同的话产生不同理解。另外,由于专业化分工不断深化,不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。而管理者往往注意不到这种差别,以为自己说的话都能被其他人恰当地理解,从而给沟通造成了障碍。

 

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  由于语言可能会造成沟通障碍,因此管理者应该选择员工易于理解的词汇,使信息更加清楚明确。在传达重要信息的时候,为了消除语言障碍带来的负面影响,可以先把信息告诉不熟悉相关内容的人。比如,在正式分配任务之前,让有可能产生误解的员工阅读书面讲话稿,对他们不明白的地方先作出解答。

  三、积极倾听员工的发言

  沟通是双向的行为。要使沟通有效,双方都应当积极投入交流。当员工发表自己的见解时,管理者也应当认真地倾听。

  当别人说话时,我们在听,但是很多时候都是被动地听,而没有主动地对信息进行搜寻和理解。积极的倾听要求管理者把自己置于员工的角色上,以便于正确理解他们的意图而不是你想理解的意思。同时,倾听的时候应当客观地听取员工的发言而不作出判断。当管理者听到与自己的不同的观点时,不要急于表达自己的意见。因为这样会使你漏掉余下的信息。积极的倾听应当是接受他人所言,而把自己的意见推迟到说话人说完之后。

  四、注意恰当地使用肢体语言

  在倾听他人的发言时,还应当注意通过非语言信号来表示你对对方的话的关注。比如,赞许性的点头,恰当的面部表情,积极的目光相配合;不要看表,翻阅文件,拿着笔乱画乱写。如果员工认为你对他的话很关注,他就乐意向你提供更多的信息;否则员工有可能把自己知道的信息也怠于向你汇报。

  研究表明,在面对面的沟通当中,一半以上的信息不是通过词汇来传达的,而是通过肢体语言来传达的。要使沟通富有成效,管理者必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性。

  比如,你告诉下属你很想知道他们在执行任务中遇到了哪些困难,并乐意提供帮助,但同时你又在浏览别的东西。这便是一个“言行不一”的信号。员工会怀疑你是否真正地想帮助他。

  五、注意保持理性,避免情绪化行为

  在接受信息的时候,接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动,而代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时,应该尽量保持理性和克制,如果情绪出现失控,则应当暂停进一步沟通,直至回复平静。

  六、减少沟通的层级

  人与人之间最常用的沟通方法是交谈。

  交谈的优点是快速传递和快速反馈。在这种方式下,信息可以在最短的时间内被传递,并得到对方回复。但是,当信息经过多人传送时,口头沟通的缺点就显示出来了。在此过程中卷入的人越多,信息失真的可能性就越大。每个人都以自己的方式理解信息,当信息到达终点时,其内容常常与开始的时候大相径庭。因此,管理者在与员工进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级。越是高层的管理者越要注意与员工直接沟通。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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